جامعة طنطا
الإدارة الالكترونية وأثرها علي التنظيم
إعداد
احمد سمير الماشي
الإدارة الالكترونية وأثرها علي التنظيم
إعداد
احمد سمير الماشي
كـلية التجــارة
الدراسات العليا
قسم إدارة الأعمال
طنطا
2007
الإدارة الالكترونية و أثرها علي التنظيم
المقدمة /
ظهر في السنوات الأخيرة مصطلح جديد في الإدارة وهو الإدارة الالكترونية وهي تطور لأثر التقنية الحديثة في التنظيم التي كانت لها تأثير مباشر علي أسلوب العمل داخل التنظيم ولما انخفض مستوى أداء العاملين داخل التنظيم واتساع النطاق الجغرافي للتنظيم مما تسبب في صعوبة الاتصال وتبادل المعلومات في التنظيم ومع ظهور التقنية الحديثة أصبح التواصل بين أطراف التنظيم ممكن . لكن كان هناك قواعد بيانات مستقلة لكل إدارة واستخدام الحاسب في الأعمال المباشرة دون عمل ذاكرة مؤسسية ودون أن يؤثر بصورة كبير علي التنظيم.
مع تطور أساليب التقنية الحديث التي من أهمها الشبكات الداخلية والشبكات العالمية (الانترنت ) اثر ذلك علي التنظيم داخل المؤسسات وأسلوب إدارة أعمال المؤسسات.
وتهدف هذه الورقة البحثية التي توضيح الآثار التي أحدثتها الإدارة الالكترونية علي بعض المفاهيم التنظيمية والتنظيم داخل المؤسسات
يمكننا في بداء الأمر أن نتفق حول بعض المفاهيم ولتكون الإدارة الالكترونية و التنظيم ونظرية التنظيم
الإدارة الالكترونية: E_ Management
هي مصطلح إداري يقصد به مجموعه من العمليات التنظيمية تربط بين المستفيد ومصادر المعلومات بواسطة وسائل الكترونية لتحقيق أهداف التنظيم من تخطيط وتشغيل ومتابعه وتطوير.
والمستفيد قيد يكون العميل المتعامل مع التنظيم أو العاملين في التنظيم .
التنظيم : Organization
هي ثاني وظائف العملية الإدارية، وهي العملية التي تقوم بها كل المستويات الإدارية، ويشمل تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وتحديد الأنشطة وأوجه العمل اللازمة لتحقيق هدف المؤسسة، وتجميع الأنشطة وتخصص مدير لكل مجموعة وتعويض السلطة له للقيام بها.
تتطلب وظيفة التنظيم توفير التنسيق بين الإدارات و الأقسام ذات التخصص بالأنشطة والأعمال المراد تنفيذها لتحقيق الأهداف المحددة.
محددات التنظيم
· تقسيم العمل حسب التخصص، ويتطلب ذلك تحديد مواصفات الأفراد المعنيين بتنفيذ الأنشطة وسماتهم، بناء على المؤهل العلمي،و الخبرة، والتخصص.
· التسلسل الرئاسي والعلاقات الوظيفية.
· الهيكل التنظيمي.
· مركز كل فرد و دروه. التنظيم يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات.
هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:
· تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
· تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
· تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.
· تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
نظرية التنظيم Organization Theory:
هي تجميع للمفاهيم المبادئ والافتراضات التي تساعد في تفسير العلاقات بين أجزاء التنظيم أي تشرح كيفية تصرف أجزاء التنظيم .
كما يمكننا أن نضيف بعض المفاهيم و الأنماط المتعلقة بالإدارة الالكترونية
الحكومة الإلكترونية : تعد الحكومة الإلكترونية أحد أنماط الإدارة الإلكترونية ، ويقصد بها إدارة الشؤون العامة بواسطة وسائل الكترونية لتحقيق أهداف اجتماعية واقتصادية وسياسية ، والتخلص من الأعمال الروتينية والمركزية بشفافية عالية .
التجارة الإلكترونية : التجارة الإلكترونية هي تبادل المعلومات والخدمات عبر شبكة ( الإنترنت ( لتحقيق التنمية الاقتصادية بصورة سريعة . ويمكن أن يتحقق الموقع من خلال البطاقات البنكية . وتقصد التجارة الإلكترونية أول تطبيق للإدارة الإلكترونية . الصحة الإلكترونية : تقوم الصحة الإلكترونية بتوفير الاستشارات والخدمات والمعلومات الطبية إلى المرضى عبر وسائل إلكترونية ، فالمريض يستطيع متابعة نتائج الفحوصات الطبية والتحاليل والتحاليل المخبرية والمعلومات والخدمات عبر الشبكة المحلية للمستشفى أو عبر شبكة الإنترنت ،... التعليم الإلكتروني . في التعليم الإلكتروني يمكن إجراء المحاضرات الدراسية والاختبارات التحريرية ومناقشة الرسائل العلمية عبر الشبكة المحلية للمنشأة أو عبر شبكة ( الإنترنت( النشر الإلكتروني : من خلال النشر الإلكتروني يمكن متابعة الأخبار العاجلة والنشرات الاقتصادية والاجتماعية والاطلاع على أخر المؤلفات ، والاستفادة من محركات البحث المتنوعة وتحقيق سرعة الحصول على المعلومة من مصادرها الأصلية .
إن فكرة الإدارة الإلكترونية تتعدى بكثير مفهوم الميكنة الخاصة بإدارات العمل داخل المؤسسة، إلى مفهوم تكامل البيانات والمعلومات بين الإدارات المختلفة والمتعددة واستخدام تلك البيانات والمعلومات في توجيه سياسة وإجراءات عمل المؤسسة نحو تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للمتغيرات المتلاحقة سواء الداخلية أو الخارجية.
وتشمل الإدارة الإلكترونية جميع مكونات الإدارة من تخطيط وتنفيذ ومتابعة وتقييم وتحفيز إلا إنها تتميز بقدرتها على تخليق المعرفة بصورة مستمرة وتوظيفها من أجل تحقيق الأهداف.
وتعتمد الإدارة الإلكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخل المؤسسة بصورة تحقق تكامل الرؤية ومن ثم أداء الأعمال.
لكن هناك مطلب مهم لكي تكون الإدارة الالكترونية مؤثر بشكل ايجابي علي التنظيم ألا وهي المدير الالكتروني بما تشتمل عليه الكلمة من معنا مثل القدرة علب الابتكار وتخليق المعلومات وتعدد معارفه ومرنته في التعامل مع الوثائق ألا ورقيه و الحفاظ عليها.
الموضوع:
أثر الإدارة الالكترونية علي التنظيم
ويمكن إظهار اثر الإدارة الالكترونية علي التنظيم عن طريق بعض المفاهيم والمتغيرات التنظيمية
· اثر الإدارة الالكترونية علي مركزية القرارات
ساعده الإدارة الالكترونية عل دعم أسلوب المركزية وذلك لسرعة الاتصالات وبما ساعد نمط المدير المركزي في القرارات علي تدعيم هذا النموذج ولكن الإدارة الالكترونية ليست السبب ولكن نمط شخصية المدير هو المحدد .
· اثر الإدارة الالكترونية علي حجم التنظيم :
ساعده الإدارة الالكترونية علي الاتساع الجغرافي للتنظيم بما ساعد علي اتساع وانتشار الإدارات داخل التنظيم وليست تمركزها في مكان واحد وبذلك أصبح التنظيم متسع جغرافيا ومتفرق ولكن سهل الاتصال و تجميع كل عناصر التنظيم .
· اثر الإدارة الالكترونية علي الهيكل التنظيمي :
ساعده الإدارة الالكترونية علي التحرر من الشكل الهرمي للهيكل التنظيمي ودعمت الهيكل الأفقي وذلك لدعم اتخاذ القرارات وتخفيض العناصر البشرية داخل التنظيم .وللتوضيح يمكن للإدارة الالكترونية التوافق مع أي هيكل تنظيمي .
· اثر الإدارة الالكترونية علي مستويات الإدارة داخل التنظيم :
وجد أن الإدارة الالكترونية ساعده علي دمج وتقليل الإدارات والمستويات في التنظيم.
· اثر الإدارة الالكترونية علي مهام العاملين داخل التنظيم .
في الماضي كان التعامل اليدوي للمهام داخل التنظيم من أكثر مهدرات الوقت داخل التنظيم أما ألان ساعده الإدارة الالكترونية علي إمكانية تنميط المهام داخل التنظيم مما ساعد علي سرعة تنفيذها مما أدي إلي إمكانية إضافة بعض المهام للعاملين ادي إلي تقليل عدد العاملين داخل التنظيم.وعلي سبيل المثال
في قسم الحسابات كان يتواجد العديد من المحاسبين تقسم عليهم المهام أما الآن فهناك محاسب واحد و جهاز حاسب واحد محمل علية برنامج محاسبي والجهاز متصل بشبكة المعلومات الخاصة بالشركة و أصبح مهام القسم علي شخص واحد والمعلومات محفوظة الكترونيان و متوفرة لإدارة عن طريق الشبكة.
· اثر الإدارة الالكترونية علي مدة العمل داخل التنظيم:
أصبحت ساعات العمل الممكنة 24 ساعة وحول العالم كما يمكن للعاملين التعامل مع البيانات و إعطاء القرارات وتوزيع المهام علي العاملين طول 24 ساعة من أي مكان في العالم عن طريق الانترنت والبريد الالكتروني و حتي في المنزل .
· اثر الإدارة الالكترونية علي التنظيمات غير الرسمية داخل التنظيم :
ادة الإدارة الالكترونية إلي ظهور نمط جديد من التنظيمات غير الرسمية داخل التنظيم وذلك عن طريق استخدام أسلوب الكتابة داخل برامج الاتصالchat وغرف النقاش أي الإدارة الالكترونية لم تلغي التنظيمات غير الرسمية والتجمعات ولكن أصبحت أسهل وغير ظاهرة ولكن هناك أمكانيه الرقابة عليها .
· اثر الإدارة الالكترونية علي شفافية التعاملات الداخليه في التنظيم :
كان تاثير الادارة الالكترونية واضح في التعاملات الداخلية وذلك لأنها أصبحت التعاملات علنية ومسجله وموثقه مما ادي الي زيادة درجة الشفافية داخل التنظيم ولكن يجب توضيح انه أتاح درجة عالية من السرية الكامله وتامين حقوق التداول والتشغيل للمعلومات عن طريق البرامج الالكترونية الخاصه بتوزيع المهام والاختصاصات .
· اثر الإدارة الالكترونية علي ثقافة التنظيم :
ساعد توظيف تكنولوجيا المعلومات علي دعم بناء ثقافة المؤسسية ايجابة لدي العاملين وذلك عن طريق بناء ذاكرة مؤسسية متكامله ويجب توضيح أن ثقافة التنظيم تعني مجموعة المعتقدات والتوقعات والقيم التي يشترك بها اعضاء التنظيم .
كما يمكن ملاحظة ان الادارة الالكترونية ادة الي تكامل وتشابك الموارد المالية والبشرية والمعلوماتية والتكنوجيه والدارية بما ادي الي تحقيق الاستغلال الامثل للموارد .
الذي أدي إلي زيادة معدلات الكفاية (مدي توفر الامكانيات اللازمه لاداء الاعمال )
وزيادة معدلات الكفاءة (وتعني الاستخدام الامثل للامكانيات المتاحه بما يحقق اقل تكلفه ).
وزيادة معدلات الفاعلية( وتعني درجة نجاح التنظيم في استخدام الوسائل لتحقييق اهداف التنظيم .
· وادة الإدارة الالكترونية إلي قدرة الإدارة علي المتابعة الإلية و التذكير المستمر للعاملين بالتنظيم بما عليهم من اعمال ومهام يجب ان يقوموا بها وساعد علي سهوله تقييم هذه المهام مما ادي الي تنفيذ المهام في الوقت المناسب والمحدد ويقوم النظام بتحديد مستوي استجابة العاملين لتنفيذ العمال المكلفون بها ويرسل تقارير المتابعة للادارة العليا .
· كان لادارة الالكترونية اثر واضح علي توثيق البيانات والانشطه داخل التنظيم عن طريق التوثيق الالكتروني لحفظ الوثائق والبيانات الاساسيه الخاصه بالمؤسسة .
· ظهور أنماط إدارية و إدارات مختلفة ومهام جديدة لادارات الحالية
· ويجب التوضيح ان الادارة الاكترونية اثر كبير علي مهام واسلوب عمل الادارة داخل التنظيم ودرجة كفاءتة الادارات التي ادي الي تغير هذه المهام وظهور ادارت جديده ومهام جديده اواختلاف الاسلوب والدقة.
ومن أمثلة هذه الإدارات
· * إدارة التخطيط
الهدف : تخطيط مهام المؤسسة والتقييم الشامل لأداء المؤسسة وإداراتها والعاملين بها، على أسس علمية سليمة أهمها الدقة فى تنفيذ المطلوب والانتهاء من العمل المحدد سلفاً فى التوقيت المناسب، بما يساهم فى تعظيم العائد ومراقبة معدل أداء المؤسسة أو الإدارة أو الفرد
المهام : استعراض خطط المؤسسة سواء الخطط السنوية أو الشهرية لكل كيانات المؤسسة وحتى مستوى الأفراد والتعرف على مخرجات المؤسسة الرئيسية والفرعية.
· * إدارة التكليفات:
الهدف: التقييم والمتابعة الإلكترونية لأداء المؤسسة من خلال متابعة تنفيذ التكليفات.
المهام: متابعة أداء العمل داخل المؤسسة وبحث موقف التكليفات والمهام التى تم تكليف الإدارات أو الأشخاص بها، حيث يتم من خلاله التعرف على موقف التكليفات التى توجهها الإدارة العليا بالمؤسسة لأى كيان داخلها حتى يمكن اتخاذ اللازم بشأنها فى الوقت المناسب من خلال الرد أو المتابعة، كما يمكن من خلاله توجيه مهام وتكليفات داخلية من رؤساء القطاعات أو مديرى الإدارات للعاملين.
· * إدارة المعرفة :
الهدف : إدارة المحتوى المعلوماتى والأنشطة الخاصة بأى إدارة داخل المؤسسة أو المؤسسة بوجه عام بسرعة وسهولة.
المهام : استعراض كافة الأنشطة والمخرجات والمهام التى أنجزتها الإدارات داخل كيانات المؤسسة والتى تم تسجيلها فى مرحلة سابقة خلال فترة زمنية محددة، حيث يمكن استعراض الأنشطة والمخرجات أسبوعياً أو شهرياً أو نصف سنوياً أو سنوياً، بما يمكن الإدارة العليا وأيضاً العاملين من الرجوع إلى أى محتوى معلوماتى تم حفظه على النظام فى أى وقت مضى بمجرد تحديد اسم الإدارة والفترة الزمنية المطلوب البحث خلالها.
· * إدارة العملاء :
الهدف : الحفاظ على بيانات المتعاملين مع المؤسسة، وتوطيد العلاقة معهم وتوفير وقت وجهد الاتصال بالجهات التى تتعامل معها المؤسسة.
المهام : توثيق البيانات الخاصة بالاجتماعات الخارجية التى تتم بين العاملين بالمؤسسة والجهات الخارجية سواء أفراد أو مؤسسات أخرى فى المجتمع، حيث يتيح النظام الفرصة لتسجيل البيانات التفصيلية المتعلقة بكل جهة بشكل يساعد على الرجوع إليها والاستفادة منها والتواصل معها فى أى وقت، كذلك توثيق آراء المستفيدين والإجراءات التصحيحية لتنمية العلاقة معهم.
· * إدارة الوثائق :
الهدف : توثيق مراسلات المؤسسة وسهولة الحفظ والاسترجاع في إطار من الأمان والسرية المتعلقة بحفظ وثائق المؤسسة.
المهام : حفظ وتخزين كافة المكاتبات المتبادلة بين المؤسسة والجهات الخارجية التى تتعامل معها بما يساهم فى خلق أرشيف إلكترونى لكل كيان داخل المؤسسة يسمح بسهولة استرجاع وعرض المكاتبات المرسلة أو المستقبلة.
· * إدارة الإجتماعات
الهدف : التوثيق الإلكترونى للاجتماعات الداخلية لسهولة استرجاعها ومتابعة سير العمل فى المؤسسة.
المهام: حفظ الوثائق الخاصة باجتماعات المؤسسة على مختلف المستويات الإدارية.
· * إدارة الأنشطة والأحداث:
الهدف: تحقيق عناصر التنظيم والتعاون والتنسيق الكامل بين جميع كيانات المؤسسة حتى لا تتعارض التوقيتات بين حدث وآخر وتفعيل مشاركة العاملين بالمؤسسة.
المهام : التعرف على الأحداث والمناسبات الهامة التى تنظمها أو تشارك فيها المؤسسة سواء على المستوى الداخلى أو المستوى الخارجى، حيث تقوم كافة كيانات المؤسسة بتسجيل مناسباتها التى سوف تنظمها أو تنوى الاشتراك بها بشكل يتيح لجميع العاملين التعرف على طبيعة الحدث والمشاركين فيه والجهة المنظمة له وطبيعة الدور الذى سوف تقوم به كل جهة بالمؤسسة.
· * إدارة المراسلات الإلكترونية
الهدف : تيسير وتبادل الرسائل بين أعضاء المؤسسة بسرعة وسهولة ، وتوفير أكبر قدر من تأمين سرية المعلومات إلى جانب ترشيد استخدام الموارد.
المهام: تبادل رسائل البريد الإلكترونى لبعض أو كل العاملين داخل المؤسسة أو أحد كيانات المؤسسة.
· * إدارة الخدمات الإلكترونية :
الهدف : تفعيل التواصل بين العاملين فى المؤسسة إلكترونياً والتغلب على الحواجز المكانية والزمنية داخل المؤسسة وإيجاد وسيلة سريعة ومبتكرة لمشاركة العاملين فى كافة الأحداث.
المهام:
دائرة الحوار: وتتم من خلال طرح أحد الموضوعات سواء عامة، إقتصادية، إجتماعية، أو ثقافية للمناقشة كأحد الآليات لإزالة الحواجز بين العاملين بالمؤسسة.
إستقصاء الرأى حول الخدمات داخل المؤسسة:يتم لقياس الرأى حول الخدمات أو القضايا الهامة.
الأجندة الإلكترونية: تمكن من تنظيم المواعيد وتسجيل أهم الأحداث اليومية.
توحيد نماذج العمل المستخدمة:بتوحيد الشكل العام للمخرجات من تقارير ودراسات ونماذج العمل الداخلية.
الإعلان عن نشاط الإدارات:نبذه عن أهم الأنشطة التى تقوم بها قطاعات وإدارات المؤسسة.
العروض الإلكترونية ونشر الثقافة داخل المؤسسة: يمكن من خلالها استعراض جميع العروض الإلكترونية التى تمت بالمؤسسة، لضمان استمرار التواصل وتسلسل الأفكار بين العاملين
ألخاتمه :
من الواضح أن الإدارة الالكترونية لها تأثير فعال علي نشاط التنظيم داخل المؤسسات بما يساعد علي زيادة كفاءتها وقدرتها التنافسية في ظل هذا الكم الكبير من المتغيرات المحلية والعالمية وزيادة حدة المنافسة .
كما ساعدت الإدارة الالكترونية علي زيادة معدلات الكفاءة والفاعلية والكفاية للتنظيم مع العلم بان تواجد الإدارة الالكترونية كان له تأثير كبير علي نشاطات الإدارات داخل التنظيم
المراجع :
1: ا.د جنيد ,عبد المنعم :المدخل في السلوك التنظيمي ,طنطا ,1998.
2:ا.د زناتي ,محمد ربيع : السلوك التنظيمي سلوك الأفراد والجماعات في المنظمات ,طنطا ,2004.
3: زناتي ,محمد ربيع : الأصول العلمية للإدارة الأعمال , طنطا ,2005
4: بسيونى ,إبراهيم: إدارة الأعمال مدخل وظائف المدرين ,طنطا ,2004.
5: لبده ,السعيد محمد : إدارة السلوك التنظيمي , طنطا ,1999.
6: علي ,رشاد حسن : محاضرات في نظرية التنظيم ,طنطا ,2002.
7: أبو العنين , محمد عبد العزيز : إدارة الأعمال الدولية ,طنطا ,2003.
8:الخبيري , محمد ::دور التقنية الحديثة في تطوير الاتصالات الإدارية بالاجهزه الأمنية. الرياض 2003.
9: باكير, علي حسين: المفهوم الشامل لتطبيق "الإدارة الالكترونية" مجلة آراء الإمارات العدد 23, 2006.
10: رضوان ,رأفت : الإدارة الإلكتروني, الإدارة والمتغيرات العالمية الجديدة"
الملتقى الإداري الثاني للجمعية السعودية للإدارة. مارس 2004
11:.P. Robbins Stephen, Organizational Behavior ,Upper Saddle River, New Jersey:2004.
12:John R. Schermerhorn, Jr. Organizational Behavior Seventh Edition. John Wiley.2002
13: Schermerhorm ,joha R ,Organizational Behavior ,sixth Edition N Y,1998.
14:M .pride ,Kathryn ,management ,third Edition.1999.
15:M.pride ,willion , business , sixth Edition N Y,2000.
9th
الدراسات العليا
قسم إدارة الأعمال
طنطا
2007
الإدارة الالكترونية و أثرها علي التنظيم
المقدمة /
ظهر في السنوات الأخيرة مصطلح جديد في الإدارة وهو الإدارة الالكترونية وهي تطور لأثر التقنية الحديثة في التنظيم التي كانت لها تأثير مباشر علي أسلوب العمل داخل التنظيم ولما انخفض مستوى أداء العاملين داخل التنظيم واتساع النطاق الجغرافي للتنظيم مما تسبب في صعوبة الاتصال وتبادل المعلومات في التنظيم ومع ظهور التقنية الحديثة أصبح التواصل بين أطراف التنظيم ممكن . لكن كان هناك قواعد بيانات مستقلة لكل إدارة واستخدام الحاسب في الأعمال المباشرة دون عمل ذاكرة مؤسسية ودون أن يؤثر بصورة كبير علي التنظيم.
مع تطور أساليب التقنية الحديث التي من أهمها الشبكات الداخلية والشبكات العالمية (الانترنت ) اثر ذلك علي التنظيم داخل المؤسسات وأسلوب إدارة أعمال المؤسسات.
وتهدف هذه الورقة البحثية التي توضيح الآثار التي أحدثتها الإدارة الالكترونية علي بعض المفاهيم التنظيمية والتنظيم داخل المؤسسات
يمكننا في بداء الأمر أن نتفق حول بعض المفاهيم ولتكون الإدارة الالكترونية و التنظيم ونظرية التنظيم
الإدارة الالكترونية: E_ Management
هي مصطلح إداري يقصد به مجموعه من العمليات التنظيمية تربط بين المستفيد ومصادر المعلومات بواسطة وسائل الكترونية لتحقيق أهداف التنظيم من تخطيط وتشغيل ومتابعه وتطوير.
والمستفيد قيد يكون العميل المتعامل مع التنظيم أو العاملين في التنظيم .
التنظيم : Organization
هي ثاني وظائف العملية الإدارية، وهي العملية التي تقوم بها كل المستويات الإدارية، ويشمل تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وتحديد الأنشطة وأوجه العمل اللازمة لتحقيق هدف المؤسسة، وتجميع الأنشطة وتخصص مدير لكل مجموعة وتعويض السلطة له للقيام بها.
تتطلب وظيفة التنظيم توفير التنسيق بين الإدارات و الأقسام ذات التخصص بالأنشطة والأعمال المراد تنفيذها لتحقيق الأهداف المحددة.
محددات التنظيم
· تقسيم العمل حسب التخصص، ويتطلب ذلك تحديد مواصفات الأفراد المعنيين بتنفيذ الأنشطة وسماتهم، بناء على المؤهل العلمي،و الخبرة، والتخصص.
· التسلسل الرئاسي والعلاقات الوظيفية.
· الهيكل التنظيمي.
· مركز كل فرد و دروه. التنظيم يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات.
هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:
· تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
· تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
· تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.
· تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
نظرية التنظيم Organization Theory:
هي تجميع للمفاهيم المبادئ والافتراضات التي تساعد في تفسير العلاقات بين أجزاء التنظيم أي تشرح كيفية تصرف أجزاء التنظيم .
كما يمكننا أن نضيف بعض المفاهيم و الأنماط المتعلقة بالإدارة الالكترونية
الحكومة الإلكترونية : تعد الحكومة الإلكترونية أحد أنماط الإدارة الإلكترونية ، ويقصد بها إدارة الشؤون العامة بواسطة وسائل الكترونية لتحقيق أهداف اجتماعية واقتصادية وسياسية ، والتخلص من الأعمال الروتينية والمركزية بشفافية عالية .
التجارة الإلكترونية : التجارة الإلكترونية هي تبادل المعلومات والخدمات عبر شبكة ( الإنترنت ( لتحقيق التنمية الاقتصادية بصورة سريعة . ويمكن أن يتحقق الموقع من خلال البطاقات البنكية . وتقصد التجارة الإلكترونية أول تطبيق للإدارة الإلكترونية . الصحة الإلكترونية : تقوم الصحة الإلكترونية بتوفير الاستشارات والخدمات والمعلومات الطبية إلى المرضى عبر وسائل إلكترونية ، فالمريض يستطيع متابعة نتائج الفحوصات الطبية والتحاليل والتحاليل المخبرية والمعلومات والخدمات عبر الشبكة المحلية للمستشفى أو عبر شبكة الإنترنت ،... التعليم الإلكتروني . في التعليم الإلكتروني يمكن إجراء المحاضرات الدراسية والاختبارات التحريرية ومناقشة الرسائل العلمية عبر الشبكة المحلية للمنشأة أو عبر شبكة ( الإنترنت( النشر الإلكتروني : من خلال النشر الإلكتروني يمكن متابعة الأخبار العاجلة والنشرات الاقتصادية والاجتماعية والاطلاع على أخر المؤلفات ، والاستفادة من محركات البحث المتنوعة وتحقيق سرعة الحصول على المعلومة من مصادرها الأصلية .
إن فكرة الإدارة الإلكترونية تتعدى بكثير مفهوم الميكنة الخاصة بإدارات العمل داخل المؤسسة، إلى مفهوم تكامل البيانات والمعلومات بين الإدارات المختلفة والمتعددة واستخدام تلك البيانات والمعلومات في توجيه سياسة وإجراءات عمل المؤسسة نحو تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للمتغيرات المتلاحقة سواء الداخلية أو الخارجية.
وتشمل الإدارة الإلكترونية جميع مكونات الإدارة من تخطيط وتنفيذ ومتابعة وتقييم وتحفيز إلا إنها تتميز بقدرتها على تخليق المعرفة بصورة مستمرة وتوظيفها من أجل تحقيق الأهداف.
وتعتمد الإدارة الإلكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخل المؤسسة بصورة تحقق تكامل الرؤية ومن ثم أداء الأعمال.
لكن هناك مطلب مهم لكي تكون الإدارة الالكترونية مؤثر بشكل ايجابي علي التنظيم ألا وهي المدير الالكتروني بما تشتمل عليه الكلمة من معنا مثل القدرة علب الابتكار وتخليق المعلومات وتعدد معارفه ومرنته في التعامل مع الوثائق ألا ورقيه و الحفاظ عليها.
الموضوع:
أثر الإدارة الالكترونية علي التنظيم
ويمكن إظهار اثر الإدارة الالكترونية علي التنظيم عن طريق بعض المفاهيم والمتغيرات التنظيمية
· اثر الإدارة الالكترونية علي مركزية القرارات
ساعده الإدارة الالكترونية عل دعم أسلوب المركزية وذلك لسرعة الاتصالات وبما ساعد نمط المدير المركزي في القرارات علي تدعيم هذا النموذج ولكن الإدارة الالكترونية ليست السبب ولكن نمط شخصية المدير هو المحدد .
· اثر الإدارة الالكترونية علي حجم التنظيم :
ساعده الإدارة الالكترونية علي الاتساع الجغرافي للتنظيم بما ساعد علي اتساع وانتشار الإدارات داخل التنظيم وليست تمركزها في مكان واحد وبذلك أصبح التنظيم متسع جغرافيا ومتفرق ولكن سهل الاتصال و تجميع كل عناصر التنظيم .
· اثر الإدارة الالكترونية علي الهيكل التنظيمي :
ساعده الإدارة الالكترونية علي التحرر من الشكل الهرمي للهيكل التنظيمي ودعمت الهيكل الأفقي وذلك لدعم اتخاذ القرارات وتخفيض العناصر البشرية داخل التنظيم .وللتوضيح يمكن للإدارة الالكترونية التوافق مع أي هيكل تنظيمي .
· اثر الإدارة الالكترونية علي مستويات الإدارة داخل التنظيم :
وجد أن الإدارة الالكترونية ساعده علي دمج وتقليل الإدارات والمستويات في التنظيم.
· اثر الإدارة الالكترونية علي مهام العاملين داخل التنظيم .
في الماضي كان التعامل اليدوي للمهام داخل التنظيم من أكثر مهدرات الوقت داخل التنظيم أما ألان ساعده الإدارة الالكترونية علي إمكانية تنميط المهام داخل التنظيم مما ساعد علي سرعة تنفيذها مما أدي إلي إمكانية إضافة بعض المهام للعاملين ادي إلي تقليل عدد العاملين داخل التنظيم.وعلي سبيل المثال
في قسم الحسابات كان يتواجد العديد من المحاسبين تقسم عليهم المهام أما الآن فهناك محاسب واحد و جهاز حاسب واحد محمل علية برنامج محاسبي والجهاز متصل بشبكة المعلومات الخاصة بالشركة و أصبح مهام القسم علي شخص واحد والمعلومات محفوظة الكترونيان و متوفرة لإدارة عن طريق الشبكة.
· اثر الإدارة الالكترونية علي مدة العمل داخل التنظيم:
أصبحت ساعات العمل الممكنة 24 ساعة وحول العالم كما يمكن للعاملين التعامل مع البيانات و إعطاء القرارات وتوزيع المهام علي العاملين طول 24 ساعة من أي مكان في العالم عن طريق الانترنت والبريد الالكتروني و حتي في المنزل .
· اثر الإدارة الالكترونية علي التنظيمات غير الرسمية داخل التنظيم :
ادة الإدارة الالكترونية إلي ظهور نمط جديد من التنظيمات غير الرسمية داخل التنظيم وذلك عن طريق استخدام أسلوب الكتابة داخل برامج الاتصالchat وغرف النقاش أي الإدارة الالكترونية لم تلغي التنظيمات غير الرسمية والتجمعات ولكن أصبحت أسهل وغير ظاهرة ولكن هناك أمكانيه الرقابة عليها .
· اثر الإدارة الالكترونية علي شفافية التعاملات الداخليه في التنظيم :
كان تاثير الادارة الالكترونية واضح في التعاملات الداخلية وذلك لأنها أصبحت التعاملات علنية ومسجله وموثقه مما ادي الي زيادة درجة الشفافية داخل التنظيم ولكن يجب توضيح انه أتاح درجة عالية من السرية الكامله وتامين حقوق التداول والتشغيل للمعلومات عن طريق البرامج الالكترونية الخاصه بتوزيع المهام والاختصاصات .
· اثر الإدارة الالكترونية علي ثقافة التنظيم :
ساعد توظيف تكنولوجيا المعلومات علي دعم بناء ثقافة المؤسسية ايجابة لدي العاملين وذلك عن طريق بناء ذاكرة مؤسسية متكامله ويجب توضيح أن ثقافة التنظيم تعني مجموعة المعتقدات والتوقعات والقيم التي يشترك بها اعضاء التنظيم .
كما يمكن ملاحظة ان الادارة الالكترونية ادة الي تكامل وتشابك الموارد المالية والبشرية والمعلوماتية والتكنوجيه والدارية بما ادي الي تحقيق الاستغلال الامثل للموارد .
الذي أدي إلي زيادة معدلات الكفاية (مدي توفر الامكانيات اللازمه لاداء الاعمال )
وزيادة معدلات الكفاءة (وتعني الاستخدام الامثل للامكانيات المتاحه بما يحقق اقل تكلفه ).
وزيادة معدلات الفاعلية( وتعني درجة نجاح التنظيم في استخدام الوسائل لتحقييق اهداف التنظيم .
· وادة الإدارة الالكترونية إلي قدرة الإدارة علي المتابعة الإلية و التذكير المستمر للعاملين بالتنظيم بما عليهم من اعمال ومهام يجب ان يقوموا بها وساعد علي سهوله تقييم هذه المهام مما ادي الي تنفيذ المهام في الوقت المناسب والمحدد ويقوم النظام بتحديد مستوي استجابة العاملين لتنفيذ العمال المكلفون بها ويرسل تقارير المتابعة للادارة العليا .
· كان لادارة الالكترونية اثر واضح علي توثيق البيانات والانشطه داخل التنظيم عن طريق التوثيق الالكتروني لحفظ الوثائق والبيانات الاساسيه الخاصه بالمؤسسة .
· ظهور أنماط إدارية و إدارات مختلفة ومهام جديدة لادارات الحالية
· ويجب التوضيح ان الادارة الاكترونية اثر كبير علي مهام واسلوب عمل الادارة داخل التنظيم ودرجة كفاءتة الادارات التي ادي الي تغير هذه المهام وظهور ادارت جديده ومهام جديده اواختلاف الاسلوب والدقة.
ومن أمثلة هذه الإدارات
· * إدارة التخطيط
الهدف : تخطيط مهام المؤسسة والتقييم الشامل لأداء المؤسسة وإداراتها والعاملين بها، على أسس علمية سليمة أهمها الدقة فى تنفيذ المطلوب والانتهاء من العمل المحدد سلفاً فى التوقيت المناسب، بما يساهم فى تعظيم العائد ومراقبة معدل أداء المؤسسة أو الإدارة أو الفرد
المهام : استعراض خطط المؤسسة سواء الخطط السنوية أو الشهرية لكل كيانات المؤسسة وحتى مستوى الأفراد والتعرف على مخرجات المؤسسة الرئيسية والفرعية.
· * إدارة التكليفات:
الهدف: التقييم والمتابعة الإلكترونية لأداء المؤسسة من خلال متابعة تنفيذ التكليفات.
المهام: متابعة أداء العمل داخل المؤسسة وبحث موقف التكليفات والمهام التى تم تكليف الإدارات أو الأشخاص بها، حيث يتم من خلاله التعرف على موقف التكليفات التى توجهها الإدارة العليا بالمؤسسة لأى كيان داخلها حتى يمكن اتخاذ اللازم بشأنها فى الوقت المناسب من خلال الرد أو المتابعة، كما يمكن من خلاله توجيه مهام وتكليفات داخلية من رؤساء القطاعات أو مديرى الإدارات للعاملين.
· * إدارة المعرفة :
الهدف : إدارة المحتوى المعلوماتى والأنشطة الخاصة بأى إدارة داخل المؤسسة أو المؤسسة بوجه عام بسرعة وسهولة.
المهام : استعراض كافة الأنشطة والمخرجات والمهام التى أنجزتها الإدارات داخل كيانات المؤسسة والتى تم تسجيلها فى مرحلة سابقة خلال فترة زمنية محددة، حيث يمكن استعراض الأنشطة والمخرجات أسبوعياً أو شهرياً أو نصف سنوياً أو سنوياً، بما يمكن الإدارة العليا وأيضاً العاملين من الرجوع إلى أى محتوى معلوماتى تم حفظه على النظام فى أى وقت مضى بمجرد تحديد اسم الإدارة والفترة الزمنية المطلوب البحث خلالها.
· * إدارة العملاء :
الهدف : الحفاظ على بيانات المتعاملين مع المؤسسة، وتوطيد العلاقة معهم وتوفير وقت وجهد الاتصال بالجهات التى تتعامل معها المؤسسة.
المهام : توثيق البيانات الخاصة بالاجتماعات الخارجية التى تتم بين العاملين بالمؤسسة والجهات الخارجية سواء أفراد أو مؤسسات أخرى فى المجتمع، حيث يتيح النظام الفرصة لتسجيل البيانات التفصيلية المتعلقة بكل جهة بشكل يساعد على الرجوع إليها والاستفادة منها والتواصل معها فى أى وقت، كذلك توثيق آراء المستفيدين والإجراءات التصحيحية لتنمية العلاقة معهم.
· * إدارة الوثائق :
الهدف : توثيق مراسلات المؤسسة وسهولة الحفظ والاسترجاع في إطار من الأمان والسرية المتعلقة بحفظ وثائق المؤسسة.
المهام : حفظ وتخزين كافة المكاتبات المتبادلة بين المؤسسة والجهات الخارجية التى تتعامل معها بما يساهم فى خلق أرشيف إلكترونى لكل كيان داخل المؤسسة يسمح بسهولة استرجاع وعرض المكاتبات المرسلة أو المستقبلة.
· * إدارة الإجتماعات
الهدف : التوثيق الإلكترونى للاجتماعات الداخلية لسهولة استرجاعها ومتابعة سير العمل فى المؤسسة.
المهام: حفظ الوثائق الخاصة باجتماعات المؤسسة على مختلف المستويات الإدارية.
· * إدارة الأنشطة والأحداث:
الهدف: تحقيق عناصر التنظيم والتعاون والتنسيق الكامل بين جميع كيانات المؤسسة حتى لا تتعارض التوقيتات بين حدث وآخر وتفعيل مشاركة العاملين بالمؤسسة.
المهام : التعرف على الأحداث والمناسبات الهامة التى تنظمها أو تشارك فيها المؤسسة سواء على المستوى الداخلى أو المستوى الخارجى، حيث تقوم كافة كيانات المؤسسة بتسجيل مناسباتها التى سوف تنظمها أو تنوى الاشتراك بها بشكل يتيح لجميع العاملين التعرف على طبيعة الحدث والمشاركين فيه والجهة المنظمة له وطبيعة الدور الذى سوف تقوم به كل جهة بالمؤسسة.
· * إدارة المراسلات الإلكترونية
الهدف : تيسير وتبادل الرسائل بين أعضاء المؤسسة بسرعة وسهولة ، وتوفير أكبر قدر من تأمين سرية المعلومات إلى جانب ترشيد استخدام الموارد.
المهام: تبادل رسائل البريد الإلكترونى لبعض أو كل العاملين داخل المؤسسة أو أحد كيانات المؤسسة.
· * إدارة الخدمات الإلكترونية :
الهدف : تفعيل التواصل بين العاملين فى المؤسسة إلكترونياً والتغلب على الحواجز المكانية والزمنية داخل المؤسسة وإيجاد وسيلة سريعة ومبتكرة لمشاركة العاملين فى كافة الأحداث.
المهام:
دائرة الحوار: وتتم من خلال طرح أحد الموضوعات سواء عامة، إقتصادية، إجتماعية، أو ثقافية للمناقشة كأحد الآليات لإزالة الحواجز بين العاملين بالمؤسسة.
إستقصاء الرأى حول الخدمات داخل المؤسسة:يتم لقياس الرأى حول الخدمات أو القضايا الهامة.
الأجندة الإلكترونية: تمكن من تنظيم المواعيد وتسجيل أهم الأحداث اليومية.
توحيد نماذج العمل المستخدمة:بتوحيد الشكل العام للمخرجات من تقارير ودراسات ونماذج العمل الداخلية.
الإعلان عن نشاط الإدارات:نبذه عن أهم الأنشطة التى تقوم بها قطاعات وإدارات المؤسسة.
العروض الإلكترونية ونشر الثقافة داخل المؤسسة: يمكن من خلالها استعراض جميع العروض الإلكترونية التى تمت بالمؤسسة، لضمان استمرار التواصل وتسلسل الأفكار بين العاملين
ألخاتمه :
من الواضح أن الإدارة الالكترونية لها تأثير فعال علي نشاط التنظيم داخل المؤسسات بما يساعد علي زيادة كفاءتها وقدرتها التنافسية في ظل هذا الكم الكبير من المتغيرات المحلية والعالمية وزيادة حدة المنافسة .
كما ساعدت الإدارة الالكترونية علي زيادة معدلات الكفاءة والفاعلية والكفاية للتنظيم مع العلم بان تواجد الإدارة الالكترونية كان له تأثير كبير علي نشاطات الإدارات داخل التنظيم
المراجع :
1: ا.د جنيد ,عبد المنعم :المدخل في السلوك التنظيمي ,طنطا ,1998.
2:ا.د زناتي ,محمد ربيع : السلوك التنظيمي سلوك الأفراد والجماعات في المنظمات ,طنطا ,2004.
3: زناتي ,محمد ربيع : الأصول العلمية للإدارة الأعمال , طنطا ,2005
4: بسيونى ,إبراهيم: إدارة الأعمال مدخل وظائف المدرين ,طنطا ,2004.
5: لبده ,السعيد محمد : إدارة السلوك التنظيمي , طنطا ,1999.
6: علي ,رشاد حسن : محاضرات في نظرية التنظيم ,طنطا ,2002.
7: أبو العنين , محمد عبد العزيز : إدارة الأعمال الدولية ,طنطا ,2003.
8:الخبيري , محمد ::دور التقنية الحديثة في تطوير الاتصالات الإدارية بالاجهزه الأمنية. الرياض 2003.
9: باكير, علي حسين: المفهوم الشامل لتطبيق "الإدارة الالكترونية" مجلة آراء الإمارات العدد 23, 2006.
10: رضوان ,رأفت : الإدارة الإلكتروني, الإدارة والمتغيرات العالمية الجديدة"
الملتقى الإداري الثاني للجمعية السعودية للإدارة. مارس 2004
11:.P. Robbins Stephen, Organizational Behavior ,Upper Saddle River, New Jersey:2004.
12:John R. Schermerhorn, Jr. Organizational Behavior Seventh Edition. John Wiley.2002
13: Schermerhorm ,joha R ,Organizational Behavior ,sixth Edition N Y,1998.
14:M .pride ,Kathryn ,management ,third Edition.1999.
15:M.pride ,willion , business , sixth Edition N Y,2000.
9th
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق